Comment fonctionne la sous-phase Découverte
Où cela s’inscrit
Les points de contrôle qu’un service numérique du GC doit franchir shows where Discovery comes in the whole journey, checkpoint by checkpoint.
Avant de commencer la Découverte
LA QUESTION DÉCISIVE
Réutiliser, acheter ou construire
Les besoins derrière la plupart des services existants du gouvernement du Canada ont été comblés par quelque chose qui existait déjà :
- acheté auprès d’un fournisseur
- réutilisé d’un autre ministère
- configuré à partir d’une plateforme que le gouvernement exploite déjà
Avant que la moindre solution soit nommée, la Découverte pèse ces options et s’assure que le service ne fera pas double emploi avec un service existant. Trois registres publics rendent le balayage concret : le Répertoire des services du GC énumère les services existants, l’Échange de ressources ouvertes énumère les solutions ouvertes publiées par d’autres équipes, et le Portail du gouvernement ouvert contient les données publiées par le gouvernement.
Parfois la réponse n’est pas un service du tout. Une information plus claire, ou une modification à un formulaire, peut suffire à elle seule.
Ce qu’il faut découvrir pendant la Découverte
L’équipe qu’il vous faut
La Découverte a besoin d’une petite équipe multidisciplinaire qui lui est dédiée. Les rôles minimaux (une personne peut en cumuler plusieurs) :
- Chercheur en expérience utilisateur mène la recherche et les entretiens.
- Concepteur cartographie le parcours et façonne la réflexion initiale.
- Responsable des activités et des politiques connaît le programme, les règles et les contraintes.
- Responsable opérationnel oriente le travail et assume la décision de continuer ou d’arrêter.
Au gouvernement du Canada, l’équipe est habituellement un mélange de fonctionnaires et de fournisseurs. Une découverte est courte : quatre à huit semaines est typique.
CAUTION
Quand la Découverte tourne mal
L’équipe part avec la solution qu’on lui a remise et ne demande jamais quel est le vrai problème.
Aucun objectif n’a été fixé : le travail dérive et ne se termine jamais.
On ne parle jamais aux personnes qui vivent réellement le problème.
Quelqu’un commence à construire, ou choisit un fournisseur, avant que le problème soit compris.
Une contrainte qui tuerait l’idée apparaît tard, après des mois de travail.
UN EXEMPLE RÉEL
Trois mille boîtes aux lettres, sur cinq cent mille
En 2011, Services partagés Canada a repris le courriel, les centres de données et les réseaux de 43 ministères, et a entrepris de fondre les systèmes de courriel ministériels en un seul. Le plan : plus de 500 000 boîtes aux lettres transférées au nouveau service d’ici mars 2015.
À cette date, environ 3 000 avaient été transférées. Le vérificateur général a constaté que des attentes claires et concrètes n’avaient jamais été établies avec les ministères, et que les progrès et les économies ne pouvaient être ni mesurés ni suivis correctement : l’engagement est venu avant la compréhension. Compter ce qui existe, convenir de ce à quoi ressemble la réussite, et se demander si la chose est seulement faisable : c’est le travail de la Découverte, et aucune phase ultérieure ne peut le faire rétroactivement.
Comment savoir que la Découverte est terminée
La Découverte est terminée quand vous avez décidé de passer ou non à l’Alpha. Cette décision pèse deux choses : s’il existe un service viable qui vaut la peine d’être construit, et s’il est rentable de le poursuivre.
L’objectif fixé au départ a sa réponse
L’objectif que la Découverte s’est fixé est l’étalon. Confrontez-y les constats : le problème est-il compris et chiffré, la recherche a-t-elle rejoint les personnes qui le vivent, les contraintes fermes sont-elles connues, et le balayage de réutilisation a-t-il trouvé quelque chose qui répond déjà au besoin.
Le responsable opérationnel décide, à partir de ces constats plutôt que de l’enthousiasme. Répondez d’abord à tout ce qui reste ouvert, en prolongeant la recherche ou en laissant l’écart nourrir l’argument en faveur de l’arrêt.
L’analyse de rentabilisation conceptuelle est envoyée
Seulement à partir de 2,5 millions de dollarsEnvoyez-la avant la fin de la sous-phase. Elle est bâtie à partir des preuves de la Découverte : une Découverte mince produit donc une analyse de rentabilisation conceptuelle mince. Ce qu’elle est, et le seuil d’investissement qui la rend obligatoire, se trouvent sous Fixer un objectif et définir le problème ci-dessus.
L’échéance vient de ce qui fait la file derrière elle. La présentation au comité d’examen de l’architecture du ministère et toute présentation au Conseil du Trésor ont lieu pendant l’Alpha, et l’analyse de rentabilisation conceptuelle vient en premier : une analyse non envoyée bloque donc les deux.
L’équipe de l’Alpha est prête
L’Alpha a besoin de personnes capables de fabriquer, et la Découverte se termine avec ces personnes alignées. D’où elles viennent est le choix du ministère : l’équipe de la Découverte qui continue, des collègues empruntés ailleurs, des développeurs que le ministère emploie déjà, ou une équipe amenée par contrat. N’importe laquelle de ces options convient. Ce qui compte, c’est que quelqu’un puisse commencer à fabriquer dès le premier jour de l’Alpha.
Les esquisses et les prototypes construits par l’IA n’exigent personne de technique : une équipe sans développeur peut donc quand même ouvrir l’Alpha. Un développeur devient nécessaire au moment où un prototype codé l’est, ce qui arrive habituellement quelques semaines plus tard.
Si l’équipe est achetée, c’est ce qui prend le plus de temps et c’est ce qu’il faut lancer tôt. Menez le concours à l’intérieur de la Découverte pour que l’adjudication ne dépende plus que d’une seule chose à la fin : la décision de continuer. N’adjugez qu’après cette décision, puisqu’un contrat signé plus tôt engage de l’argent pour un Alpha qui pourrait ne jamais avoir lieu. Si le concours ne peut pas se terminer à temps, le repli accepté se trouve sous L’équipe qu’il vous faut ci-dessus : la Découverte s’étire, ou l’adjudication arrive au début de l’Alpha.
quand le problème est réel et vaut la peine d’être résolu.
Arrêter ou suspendre,
quand les preuves disent que cela ne vaut pas la peine d’être construit. S’arrêter ici est un succès, et cela économise l’argent qu’une mauvaise construction aurait coûté.
Tout ce que produit la Découverte est de la connaissance, et tout cela traverse. Avant de passer à l’Alpha, ayez sous la main :
Les instruments officiels dans Découverte
Tout ce qui est officiel et à quoi il arrive quelque chose pendant Découverte, et ce que ce quelque chose est. L’étiquette dit à quelle étape l’instrument parvient ici, non qu’il soit terminé.
Placer un instrument dans une sous-phase est un choix éditorial propre à ce guide, ancré autant que possible sur une véritable échéance inscrite dans l’instrument lui-même. Le détail complet, y compris qui fait le travail et ce que le responsable opérationnel fait personnellement, se trouve dans le tableau complet des instruments.
- Vérifier
- Déterminer si cela s’applique au service.
- Rassembler
- Transmettre le jugement opérationnel que seule l’équipe du service détient. Quelqu’un d’autre le met par écrit.
- Remplir
- La chose est réellement produite.
- Signer ou accepter
- Une personne désignée y appose son nom, ou reçoit le résultat de quelqu’un d’autre et décide quoi en faire.
- Soumettre
- Transmis, déposé, inscrit ou publié là où la règle l’exige.
Ce que signifient les étiquettes
Every service
Une cote indiquant l’ampleur du préjudice qui suivrait une fuite, une modification non souhaitée de l’information, ou une panne.
Nommer l’information que le service détiendra et la gravité de chaque type de perte. Ancré sur la catégorisation située à l’étape du concept, avant les exigences et la conception.
- Évaluation et autorisation de sécurité, se terminant par l’autorisation d’exploiter (EAS, AE)AutorisationRassemblerSigner ou acceptersource
L’autorisation officielle permettant au service de fonctionner en production.
Sortir les conditions permanentes d’autorisation du plan de sécurité du ministère, ou les obtenir directement de l’autorité approbatrice, et les inscrire à la charte de projet. L’autorité approbatrice signe la charte.
- Service dans les deux langues officiellesObligation permanenteVérifier
L’obligation d’offrir et de fournir le service en français et en anglais en même temps et selon la même norme.
Confirmer que le service sera accessible au public en ligne, ce qui le rend bilingue par règle. Ne desservir qu’une région ne l’exempte pas.
Only if it applies
- Liste de vérification et évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)ÉvaluationVérifiersource
Un examen structuré des renseignements personnels que le service recueille, du droit de les recueillir, de leur circulation, de leur durée de conservation, et de ce qui pourrait arriver aux personnes en cas de problème.
Remplir la liste de vérification sur la protection de la vie privée. C’est une étape documentée en soi, et la réponse peut être non.
Applies when Les déclencheurs sont larges. Un programme nouveau ou substantiellement modifié qui crée, recueille, utilise, communique, conserve ou élimine des renseignements personnels entre dans la portée. De même pour leur utilisation à une fin administrative, l’impartition ou le transfert du programme, l’arrivée d’un tiers, un changement de la technologie qui les traite, ou l’automatisation d’une décision. Aucun seuil monétaire ni nombre d’utilisateurs.
Un court exposé initial du problème et de l’ordre de grandeur de l’investissement, produit avant une analyse de rentabilisation et avant qu’une solution soit choisie.
Déterminer si le seuil est franchi, la rédiger, obtenir l’approbation du sous-ministre adjoint, et la transmettre. Elle précède la présentation au comité d’examen de l’architecture et toute présentation au Conseil du Trésor.
Applies when Obligatoire pour les projets habilités par le numérique lorsque le ministère est prêt à investir au moins : 2,5 millions de dollars sans classe de capacité approuvée ou en classe 1; 5 millions en classe 2; 10 millions en classe 3; 15 millions pour la Défense nationale; 25 millions en classe 4.
- Évaluation de la complexité et des risques des projets (ECRP)ÉvaluationVérifierRassemblerRemplirsource
Un outil de cotation de 64 questions qui classe un projet du niveau 1, maintien, au niveau 4, transformationnel.
La section sur les risques opérationnels vient du client ou du parrain du projet, y compris le degré de préparation de l’organisation à adopter la chose.
Applies when Exigée à : 2,5 millions de dollars sans classe de capacité approuvée ou en classe 0; 5 millions en classe 1; 10 millions en classe 2; 25 millions en classe 3; 50 millions en classe 4, taxes comprises. À noter que cette échelle diffère de celle du comité d’examen de l’architecture telle qu’elle est rédigée.
La demande officielle au Conseil du Trésor visant à obtenir un pouvoir et des fonds lorsque le projet dépasse ce que le ministre peut approuver seul.
La nécessité d’en produire une découle du niveau de complexité et de la classe de capacité du ministère : elle est donc connaissable tôt.
Applies when Lorsque le niveau de complexité du projet dépasse la classe de capacité approuvée du ministère, ou que le ministère n’a pas de classe et que le projet dépasse 2,5 millions de dollars. Plus tous les programmes. Plus l’approvisionnement ou les biens immobiliers au-delà de leurs propres limites d’approbation.
L’énoncé écrit du bien que ce projet est censé produire, et le rapport ultérieur confirmant ce qui a réellement été livré et si les avantages promis sont arrivés.
Les avantages sont nommés au moment où le financement est demandé, non après.
Applies when Universel pour tout ce qui constitue un projet au sens de la directive sur les projets et programmes, sans seuil monétaire. La déclaration de référence au Bureau du contrôleur général commence à 25 millions de dollars.
- Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS, formulaire TBS/SCT 350-103)PrésentationVérifiersource
Un court formulaire qui énonce, pour un contrat donné, exactement quelle sécurité le fournisseur et son personnel exigent : quel niveau d’information ils toucheront, quel filtrage chaque rôle exige, et si l’entreprise peut détenir de l’information gouvernementale dans ses propres bureaux.
Déterminer si un fournisseur sera en cause, et s’il aurait accès à de l’information protégée. Positionnement éditorial.
Applies when Seulement lorsque le fournisseur ou son personnel aura accès à de l’information ou à des biens Protégés ou Classifiés, entrera dans des sites d’accès restreint, ou se connectera électroniquement aux systèmes du ministère, ce qui comprend tout accès aux renseignements personnels que le ministère détient. En l’absence d’exigences de sécurité, aucune liste de vérification n’est produite et le ministère l’atteste à la place.
- Contrats attribués à des entreprises autochtones (la cible de 5 %)Obligation permanenteVérifiersource
Un engagement pangouvernemental voulant qu’au moins 5 % de la valeur totale des contrats aille à des entreprises autochtones chaque année.
Demander à l’autorité contractante quelle est la position du ministère sur la cible cette année, parce que cela façonne la voie d’achat plus que l’exigence elle-même.
Applies when Seulement à l’achat. La cible appartient au ministère et non à un contrat en particulier : aucun approvisionnement n’a donc à être réservé. Chaque approvisionnement est l’endroit où la cible est atteinte ou manquée, et c’est pourquoi les ministères la planifient d’avance. La qualification d’un fournisseur est vérifiée par Services aux Autochtones Canada.
Deux cotes, de un à quatre, indiquant à quel point le service doit être certain de l’identité d’une personne et quelle doit être la robustesse de l’ouverture de session.
Établir si le service identifie des personnes.
Applies when Tout service où des personnes ou des entreprises ont des comptes, ouvrent une session, ou sont identifiées. Il y a quatre niveaux, de un à quatre, allant d’une confiance faible requise à une confiance très élevée requise. Une feuille de travail de la Ligne directrice sur la définition des exigences en matière d’authentification produit le niveau applicable à un service donné.
Les hypothèses de cette page
Vous travaillez déjà selon les Normes relatives au numérique du gouvernement du Canada : concevoir avec les utilisateurs, itérer et améliorer fréquemment, travailler ouvertement, utiliser des normes et des solutions ouvertes, gérer les risques en matière de sécurité et de protection des renseignements personnels, intégrer l’accessibilité dès le début, permettre au personnel d’offrir de meilleurs services, être de bons gestionnaires de données, concevoir des services éthiques et collaborer largement, ainsi que selon la loi en matière de protection des renseignements personnels, de sécurité, de langues officielles et d’accessibilité. Les normes précisent comment le gouvernement travaille dans le monde numérique. Les six compétences numériques du gouvernement du Canada précisent ce que chaque fonctionnaire doit être capable de faire pour travailler ainsi, et la page sur l’équipe les présente. Le présent guide s’appuie sur elles.