Intendance des données

1. La règle unique qui gouverne tout cela

2. Une autorisation est-elle déjà en place?

Une autorisation se rattache à un ministère et à un type de document, non à un projet en particulier : il se peut donc qu’il y en ait déjà une. Dans les deux cas, le bureau de la gestion de l’information (GI) le confirme.

• Habituellement, c’est déjà couvert. Les documents administratifs courants (ressources humaines, finances) relèvent d’autorisations pangouvernementales que chaque ministère détient déjà. Les documents propres au programme peuvent l’être aussi, si le ministère a obtenu par le passé une autorisation pour ce type de document, ou s’ils relèvent d’une autorisation commune pour les dossiers de cas opérationnels. Il n’y a alors rien à demander, seulement à confirmer.
• Parfois, ce ne l’est pas. Si les documents ne sont véritablement pas couverts, le ministère demande une nouvelle autorisation pour eux, par le bureau de la GI. C’est ici qu’il faut agir tôt : il n’y a aucun délai fixé, et cela peut prendre des mois, parfois des années.

3. Comment régler la question : quand, qui, et quoi demander

Trois choses règlent la question.

• When. Tôt, en Bêta, avant le lancement du service. Une autorisation n’est jamais refusée : ce n’est donc pas un point de contrôle de type réussite ou échec; le seul risque est le temps que prend une nouvelle, et c’est pourquoi la démarche commence tôt.
• Who. Bureau de la gestion de l’information (GI). Il détient les autorisations, sait ce qui couvre les documents, et en demande de nouvelles à Bibliothèque et Archives Canada par son centre de liaison.
• Ce qu’il faut leur demander. Deux questions :

4. Pendant que le service fonctionne : le garder nettoyé

Un service en fonction ne devrait pas simplement accumuler des données jusqu’à sa fermeture. Éliminer les documents à échéance est permis, et cela utilise chaque fois la même autorisation : une autorisation de disposition est une permission permanente, non un billet à usage unique. À mesure que chaque document atteint la fin de sa période de conservation (la durée pendant laquelle il doit être gardé), il peut être détruit au titre de l’autorisation qui le couvre déjà.

• Documents éphémères. Les versions provisoires, les doublons et les notes de travail sans valeur durable peuvent être détruits à tout moment, au titre d’une autorisation pangouvernementale permanente prévue à cette fin.
• Documents ayant dépassé leur période de conservation. Une fois la période terminée, l’autorisation existante est le consentement à les détruire.
• Renseignements personnels. La Loi sur la protection des renseignements personnels exige qu’ils soient éliminés dès qu’ils ne sont plus nécessaires, et au plus tard deux ans après leur dernière utilisation pour décider au sujet d’une personne.

Décider qu’un document n’est plus nécessaire n’est pas la même chose qu’avoir le droit de le supprimer.

Trois parties se partagent le travail, dans l’ordre :

1. 1

   Le propriétaire des documents approuve qu’une série de documents n’est plus nécessaire.

2. 2

   Le bureau de la GI confirme qu’une autorisation la couvre, vérifie l’absence d’obligations de conservation ou de demandes d’accès à l’information en cours, la détruit de façon sécuritaire, et consigne ce qui a été fait.

3. 3

   Le fournisseur exécute la suppression technique, là où le contrat l’exige.

Pour une petite équipe qui exploite un produit acheté, l’élimination ne se fait pas d’elle-même; elle ne se fait que là où le contrat l’exige. Ces obligations appartiennent donc au contrat dès le départ : disposer selon le calendrier, restituer les données, détruire les copies de façon sécuritaire, et démontrer que cela a été fait. Elles forment le calendrier des données d’un bon contrat, établi au moment de l’achat du service.

Pourquoi éliminer les documents au fur et à mesure? Trois raisons.

• Un Retrait plus petit et plus sûr.

  Moins de données à la fin, c’est moins à migrer, moins à éliminer, et moins de cas où il faut déterminer si une autorisation existe.

• Conformité en matière de vie privée.

  Conserver des renseignements personnels au-delà de leur période de conservation est en soi un problème au regard de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

• Une cible plus petite.

  Les données conservées sont des données à protéger. (Le coût de stockage peut compter aussi, mais seulement là où le contrat facture à l’usage; à tarif fixe, l’économie est surtout une réduction du risque.)

5. Quand le service est remplacé ou retiré

Retirer ou remplacer un service passe par ses propres étapes : évaluer, décider, planifier, puis transférer. Le travail sur les données se répartit entre elles.

• La décision se prend à l’étape de la planification, près du début. Pour chaque série de documents, choisissez si elle est migrée vers le nouveau système, transférée à Bibliothèque et Archives Canada, ou détruite au titre d’une autorisation existante. Le plan de migration en dépend, parce qu’il ne peut pas être établi sans savoir ce qui peut être détruit et ce qui doit être conservé.
• Le transfert vient plus tard, à mesure que l’ancien service s’éteint, et ne se termine qu’une fois le nouveau service en fonction.

• Menez la migration des données comme un projet distinct, avant le démantèlement. Les guides de démantèlement ministériels amorcent la migration séparément et retiennent la fermeture jusqu’à ce qu’elle soit terminée.
• Décidez tôt. Les données conservées au-delà du besoin coûtent en stockage et en effort : plus tôt on décide ce qui part, moins on en transporte dans le transfert.

Les documents conservés sont d’abord nettoyés, parce que corriger la qualité avant une migration coûte moins cher qu’après, et transférés avec leur sens intact. Les documents détruits le sont de façon sécuritaire. Rien n’est détruit sans l’autorisation qui le couvre.

6. À qui vous parlez

• Bureau de la gestion de l’information (GI) — détient les autorisations, sait ce qui couvre les documents, en demande de nouvelles, suit le calendrier, et exécute et documente l’élimination. Premier appel.
• Bureau de l’AIPRP ou de la protection de la vie privée — pour l’obligation, en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, d’éliminer les renseignements personnels à temps.
• Bibliothèque et Archives Canada, par son centre de liaison — là où le ministère demande une nouvelle autorisation, par l’entremise du bureau de la GI.