Quand un fournisseur construit ou exploite votre service, ou quand vous confiez à contrat la construction d’un service à une équipe, le contrat est l’endroit où vivent les promesses. Le reste du guide vous répète d’inscrire des choses au contrat. Cette page les réunit au même endroit et les présente telles qu’un vrai contrat les présenterait, pour notre service exemple, le portail de subventions.
Ceci est une visite guidée d’un exemple de contrat. Ce n’est pas un gabarit juridique, et cela n’établit pas les règles. Les règles qui régissent les contrats fédéraux relèvent de SPAC, de la Directive sur la gestion de l’approvisionnement, et d’AchatsCanada. Pour la conduite de l’achat lui-même, voir le fil de l’approvisionnement. Cette page ne porte que sur ce qu’une bonne entente devrait contenir.
Les parties dont un contrat est assemblé
Avant la visite, il est utile de savoir qu’un contrat du gouvernement du Canada n’est pas un seul document. C’est un empilement, assemblé à partir de parties normalisées et de celles que le ministère rédige lui-même.
Les articles de l’entente. La partie liminaire : qui contracte avec qui, pour quoi, pour combien de temps, et pour combien. Courte, et la partie que tout le monde lit.
Les conditions générales. Des clauses normalisées qui s’appliquent à des catégories entières de contrats, intégrées par renvoi numéroté plutôt que rédigées au long. Elles couvrent des sujets comme la responsabilité, la résiliation et la propriété intellectuelle.
Les conditions générales supplémentaires. Des ensembles normalisés additionnels qui s’ajoutent quand l’objet l’exige, comme ceux visant les logiciels ou le traitement de l’information protégée.
L’énoncé des travaux. La description des travaux, rédigée à partir de vos exigences. C’est la partie que le ministère rédige réellement, et celle à laquelle un fournisseur est tenu au quotidien.
La base de paiement. Ce qui est payé, quand, et en contrepartie de quoi. Prix ferme, prix plafond, taux par catégorie de main-d’œuvre, ou un mélange.
Les annexes. Tout ce qui est joint : la liste de vérification des exigences relatives à la sécurité, les clauses d’accessibilité, et les niveaux de service.
Une maquette ou une conception, si vous en joignez une.facultatif Ce n’est pas une partie obligatoire, et cela mérite réflexion avant d’être ajouté. Tout ce qui est annexé fait partie de l’entente : une conception jointe sans réserve est donc quelque chose à quoi le fournisseur peut être tenu, et quelque chose dont la modification vous coûtera une modification de contrat. Si elle est là pour montrer l’intention plutôt que pour être construite telle quelle, dites-le dans l’annexe elle-même.
Les options. Des travaux décrits et chiffrés maintenant que le Canada peut exercer plus tard, y compris la construction qui peut suivre un prototype.
Lorsque deux parties se contredisent, l’ordre de préséance établi dans le contrat détermine laquelle l’emporte, et les articles de l’entente se situent normalement au sommet. Il vaut la peine de lire cette clause une fois, parce qu’elle vous dit si l’énoncé des travaux que vous avez rédigé peut être écarté par une condition normalisée que vous n’avez jamais lue.
Le ministère rédige l’énoncé des travaux, les exigences qui le sous-tendent, et les annexes qui portent les niveaux de service ainsi que les clauses de sécurité et d’accessibilité. L’autorité contractante assemble le reste.
Comment lire ce contrat
Un vrai contrat est bâti à partir de parties. Il y a une courte entente principale, les articles de l’entente, puis le détail est joint à la fin dans des sections numérotées appelées annexes. Nous employons ici les mots du contrat lui-même pour que la page se lise comme la chose réelle que vous signeriez. Elle est abrégée et simple, mais disposée comme l’est une vraie.
Certaines annexes figurent dans presque tout contrat de service, la colonne vertébrale normalisée : l’énoncé des travaux, le prix, les niveaux de service, et la façon dont le fournisseur restitue le service à la fin. D’autres s’ajoutent selon le service en cause. Le portail de subventions détient des renseignements personnels et financiers : il porte donc des annexes sur la sécurité, la protection de la vie privée, l’accessibilité, les composants dont il est fait, et les données qu’il conserve.
Chaque annexe ci-dessous porte donc une étiquette : Normalisée, dans tout contrat signifie qu’elle est conventionnelle, présente dans presque tout contrat de service; Ajoutée pour ce service signifie que nous l’avons inscrite en raison de ce qu’est le portail de subventions et de l’information qu’il détient.
Le contrat
Contrat pour le portail de subventions
La présente entente est conclue entre Sa Majesté le Roi du chef du Canada, représenté par le ministère (le Canada), et le Fournisseur.
Articles de l’entente
1.Les travaux. Le Fournisseur doit livrer et exploiter le portail de subventions, le service en ligne que les gens utilisent pour demander et gérer des subventions et contributions, comme le prévoit l’annexe A.
2.Term. La présente entente court sur trois ans à compter de la date de début, avec deux prolongations facultatives d’un an au choix du Canada.
3.Price. Le Canada verse au Fournisseur les sommes prévues à l’annexe B.
4.Les obligations du Fournisseur. Le Fournisseur doit satisfaire aux exigences des annexes C à I.
5.Oversight. Le Canada peut vérifier à tout moment la conformité du Fournisseur à la présente entente, et le Fournisseur doit lui donner l’accès et les preuves nécessaires pour ce faire.
6.Ordre de préséance. En cas de conflit entre une annexe et les présents articles, les articles l’emportent.
Les annexes jointes font partie de la présente entente.
Pourquoi la durée comporte des années d’option
Trois ans avec deux prolongations facultatives d’un an est une forme courante, et chaque partie y joue un rôle. Les trois ans sont ce à quoi le Canada s’engage. Les deux années de prolongation appartiennent au Canada, à prendre ou à laisser, une à la fois. En prendre une est une modification au contrat qui existe déjà : cela peut donc se faire en quelques semaines.
C’est ce qui rend ces années dignes d’être inscrites. Mener un nouveau concours prend la meilleure partie d’une année une fois comptés l’exigence, la demande de soumissions, l’évaluation et les approbations. Si le contrat prend simplement fin sans que rien ait été amorcé, la seule façon rapide de garder le service en fonction est une prolongation d’urgence négociée en position de faiblesse. Une année d’option achète le temps de mener le prochain concours correctement, ou de déplacer le service ailleurs.
Deux choses à vérifier avant de compter dessus
Le choix doit appartenir au Canada seul. Une clause où le fournisseur peut refuser la prolongation, ou en revoir le prix, n’est pas la protection qu’elle paraît être. Les taux des années d’option ont leur place à l’annexe B, avec le reste du prix.
Une année d’option achète du temps, non de la marge pour de nouveaux travaux. Les nouveaux travaux arrivent par autorisations de tâches (A.4), payées aux taux du contrat et plafonnées par leur propre limite (B.4). La Croissance et la Maturité puisent toutes deux dans ce plafond : vérifiez donc ce qu’il en reste avant de promettre une date à quiconque.
Les annexes
Ce que le fournisseur est engagé à construire et à exploiter.
A.1Le Fournisseur doit concevoir, construire et exploiter le portail de subventions de façon qu’un demandeur puisse créer un compte, demander une subvention, téléverser des documents et suivre une décision.
A.2Le Fournisseur doit respecter les dates de livraison prévues à la présente annexe.
A.3Le Fournisseur doit fournir les personnes et les compétences nécessaires à l’exploitation du service pendant la durée.
A.4Le Canada peut ajouter des travaux non nommés à la présente annexe en émettant une autorisation de tâches : une description écrite de la tâche, chiffrée aux taux de l’annexe B, approuvée avant le début des travaux. Chaque tâche doit s’inscrire dans la portée de la présente entente.
chaque contrat nomme les travaux qu’il achète (les conditions générales d’un contrat de services). L’article A.4 laisse de la place aux travaux que personne ne peut encore nommer : SPAC signe des contrats avec autorisations de tâches lorsqu’il existe un besoin certain de services mais que les tâches exactes et leur calendrier ne seront connus qu’en cours de contrat. Les nouvelles fonctionnalités en Exploitation arrivent habituellement ainsi, chiffrées tâche par tâche plutôt que par un nouvel approvisionnement. Pour en savoir plus : énoncé des besoins et énoncé des travaux.
Les hypothèses de cette page
Vous travaillez déjà selon les Normes relatives au numérique du gouvernement du Canada : concevoir avec les utilisateurs, itérer et améliorer fréquemment, travailler ouvertement, utiliser des normes et des solutions ouvertes, gérer les risques en matière de sécurité et de protection des renseignements personnels, intégrer l’accessibilité dès le début, permettre au personnel d’offrir de meilleurs services, être de bons gestionnaires de données, concevoir des services éthiques et collaborer largement, ainsi que selon la loi en matière de protection des renseignements personnels, de sécurité, de langues officielles et d’accessibilité. Les normes précisent comment le gouvernement travaille dans le monde numérique. Les six compétences numériques du gouvernement du Canada précisent ce que chaque fonctionnaire doit être capable de faire pour travailler ainsi, et la page sur l’équipe les présente. Le présent guide s’appuie sur elles.